Головна » 2016 » Лютий » 26 » Архівні справи
21:33
Архівні справи


Порядок знищення документів із закінченим терміном зберігання
Документи, за якими закінчився термін зберігання, передбачений Переліком типових документів, що створюються під час діяльності  державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів (Затверджено Наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5), можуть бути знищені.
Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після створення зведених описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за відповідний період.
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядається експертною комісією (ЕК) установи одночасно зі зведеними описами. Рішення експертної комісії установи оформлюється протоколом.
Схвалені ЕК установи акти разом з описами справ подаються на розгляд Експертній комісії (ЕК) архівного відділу Борівської райдержадміністрації та узгодження з Експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Харківської області. Потім акт про вилучення документів для знищення затверджує керівник установи і тільки після цього установа має право знищити документи. Таким чином, без узгодження акту з ЕПК(ЕК) державного архіву знищити документи не можна.
Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт.  
Особливо слід звернути увагу на примітку "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності". Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання, документи, що мають вказане в примітці, не можуть бути знищені, якщо перевірка податкових органів чи органів державної контрольно-ревізійної служби на цей період не була проведена.
Акт про вилучення для знищення документів складається у двох примірниках на справи всієї установи. 
Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказується в актах про вилучення документів до знищення. Акти поміщаються у справу архівного фонду і зберігаються в архіві установи.
Якщо обсяг справ невеликий, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.
     Для більш детальної інформації користуйтеся Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16 (із змінами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів №87 від 05.06.2007 та №188 від 19.09.2008), зареєстрованих в Міністерстві юстиції 08.05.2001 за №407/5598 та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року №1000/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 року №736/27181.
  Світлана Максімова.
  Начальник архівного відділу РДА.

Переглядів: 70 | Додав: trudovaslava | Рейтинг: 0.0/0
Всього коментарів: 0
avatar